○今別町文書取扱規則

平成10年3月26日

規則第1号

(目的)

第1条 この規則は、行政事務の能率的運営を図るため、文書の取扱い及び事務処理について基本的事項を定めることを目的とする。

(適用範囲)

第2条 今別町における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。

(文書主義の原則)

第3条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

(決裁)

第4条 事務の処理は、別に定めるものを除くほか、総括主幹、課長補佐、課長及び副町長を経て、町長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務は、この限りでない。

2 決裁を受けた事項は、速やかにこれを施行しなければならない。

(文書主管課)

第5条 文書の収発及び配付は、総務課で行うものとする。

2 文書の配付は、文書業務担当者により行う。ただし、次の各号に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 重要又は秘密を要する文書

(2) 緊急を要するため持回り又は即決を要する文書

(3) 大量印刷物、雑誌、書籍等の配付困難なもの

(4) その他配付困難又は不適当なもの

(文書取扱責任者)

第6条 各課に文書取扱責任者1人を置き、その氏名を総務課に通知するものとする。

(文書の種類)

第7条 文書のうち、令達文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により条例となるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により規則となるもの

(3) 訓令 庁中一般又は特定の課若しくはこれらの職員に対し事務処理又は一定の事項につき令達するもの

(4) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に公示するもの

(5) 公告 一定の事項を特定の多人数又は一般に周知させるために公告するもの

(6) 達 個人又は団体に対し、特定の事項を一方的に指示し、又は命令するもの

(7) 通達 国又は県が市町村又は所属員に対し、職務運営の細目的事項、法令の解釈及び運営方針を指示するもの

(8) 指令 個人又は団体からの申請願に対して許可、認可又は指示命令するもの

2 前項各号に掲げる文書以外の文書(以下「一般文書」という。)の種類は、おおむね次のとおりとする。

(1) 上申 上司又は国又は県に対し、意見又は事実を述べるもの

(2) 副申 上司又は国又は県に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(3) 内申 上司又は国又は県に対し、内申するもの

(4) 申請 上司又は国又は県に対し、許可、認可等の行為を請求するもの

(5) 伺 上司又は国又は県に対し、その指揮を請求するもの

(6) 報告 上司又は国又は県に対し、事実を報告するもの

(7) 届 上司又は国又は県に対し、一定の事実を届け出るもの

(8) 進達 個人、団体等から受理した書類その他の物件を上司又は国又は県に対し差し出すもの

(9) 願 上司又は国又は県に対し、軽易な行為を請求するもの

(10) 通知 相手方に事実を知らせるもの

(11) 依命通達 上司から命を受けた特定の事項を自己の名で発するもの

(12) 協議 相手方に同意を求めるもの

(13) 照会 相手方に対し、事実、意見等について回答を求めるもの

(14) 回答 協議又は依頼に対し、同意承諾等の意見又は事実若しくは意見を答えるもの

(15) 依頼 上下関係のない相手方に対し、その義務に属しない行為を求めるもの

(16) 送付 物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの

(17) 証明 一定の事実を証明するもの

(18) 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの

(19) 辞令 任命、給与又は勤務等職員の身分に関して命令するもの

3 一般文書は、次の各号のとおり区分して取り扱うものとする。

(1) 庁内文書 庁内各課及び機関相互において収発する一般文書

(2) 庁外文書 前号の庁内文書以外の文書

(文書の収発番号)

第8条 公文書(指令を含む。)の記号番号は、各課ごとにその頭文字を用いるものとする。

2 文書の記号番号は、毎年1月から始まり、12月に終わるものとし、同一事件の往復文書は完結するまで同一の番号を用いるものとする。

(到着文書の処理)

第9条 役場に到着した文書(物品)は、総務課において収受し、次の手続により配付しなければならない。

(1) 親展文書(電報含む。)

親展文書は、すべて封緘のまま取り扱い、次の区分により登載して配付するものとする。

 親展、書留文書、小包、宅配便配付簿(様式第1号)

 電報配付簿(様式第2号)

(2) 普通文書

普通文書は、所管ごとに区分し、各課の文書取扱責任者に配付するものとする。各課においては、次の文書は収発件名簿(様式第3号)に登載して収受年月日及び記号番号を付し、町長及び副町長へ呈覧しなければならない。

 官公庁の指令、通知、許(認)

 不服申立て、訴訟

 その他登載を要すると認めるもの

2 電報は、担任者が訳文を付し、直ちに呈覧に供しなければならない。

3 現金及び金券の類の添付ある文書は、金券収受簿に登載しなければならない。

4 官公署が発送したもので送料の未納又は不足な文書又は物品については、その料金を支払い、受領することができる。この場合は、その旨速やかに総務課長に報告するものとする。

(配付)

第10条 2以上の課に関係がある文書は、特に関係があると認める課に配付するものとする。

2 主管課の判明できない文書は、総務課長の指示により配付するものとする。

3 不服申立て、訴訟、当選(選任)、承認及び入札等で収受の日時が権利義務に関係のある文書は、その封筒についても収受年月日を明記し、これを添付して配付しなければならない。

(起案)

第11条 各課の文書取扱責任者は、文書の配付を受けたときは、担任者に配付し、速やかに処理させなければならない。

2 文書の処理案は、口語体を用い、件名を明瞭にして平易簡明に記述し、その経緯に係る書類はすべて添付しなければならない。

3 処理案は、担任者が起案し、関係課員がこれを検討して課長及び副町長を経て町長の決裁を受けなければならない。ただし、重要又は異例な事項については、課長又はその指定した者が携行して町長の決裁を受けなければならない。また、秘密に属する事項についても同様とし、秘密を漏らしてはならない。

(発送)

第12条 文書の発信名は、町長名を用いる。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(1) 町の各施設が対外的に発送する文書の中で、その内容が軽易であると認められるもの 当該施設名又は施設長名

(2) 庁内の往復文書及びこれに類するもの 副町長及び課長名。この場合には、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(3) 前号の場合において、上司の依命通知を行うとき 副町長名

(発送文書の公印)

第13条 発送文書は、すべて公印を押印しなければならない。ただし、印刷物その他の文書の性質上不要と認めるものは、これを省略することができる。

(電子署名)

第13条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2 電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁を受けるとともに、当該文書に係る決裁権者から電子署名を付与することについて承認を受けるものとする。

3 文書取扱責任者は、前項の規定により承認を受けた電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済みの起案文書と照合し、相違がないことを確認の上、電子署名を付与するものとする。

(発送文書の契印)

第14条 発送文書のうち、印刷物その他軽易な文書には、原議者との契印を省略することができる。

(発送手続)

第15条 書留、速達等特殊な事務取扱をする文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をするものとする。

2 郵送は、原則として料金後納の方法による。これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用して行う。

(文書の編さん)

第16条 完結文書は、各課において整理しなければならない。

2 文書は暦年ごとに編冊しなければならない。ただし、会計年度をもって整理を要するものは、その年度により編冊するものとする。

(保存年限)

第17条 文書の保存年限は、完結の翌年1月(会計文書は4月)からとし、次の区分による。ただし、必要があるときは、町長の承認を得て、特に期限を定めることができる。

第1種 永久保存

(1) 条例、規則その他例規の原議書

(2) 町告示に関する書類

(3) 職員の人事に関する重要書類

(4) 議会の会議書及び議決書

(5) 不服申立て及び訴訟に関する書類

(6) 財産及び公の施設の管理処分に関する書類

(7) 町債に関する書類

(8) 隣接町村との分合及び境界変更に関する書類

(9) 学校その他重要な機関の設置廃止に関する書類

(10) 町の沿革並びに重要な事業計画及び実施に関する書類

(11) その他重要にして永久保存の必要があると認められる書類

第2種 10年保存

(1) 歳入歳出簿及び金銭の収支に関する証拠書類

(2) 行政執務上必要な統計資料に関する書類

(3) その他10年保存の必要があると認められる書類

第3種 5年保存

(1) 金銭出納に関する書類(消滅時効が5年を超えないもの)

(2) 町税等各種公課に関する書類

(3) 主な行政事務の施策に関する書類

(4) その他5年保存の必要があると認められる書類

第4種 2年保存

(1) 調査、往復文書など行政執行上参考となる書類

(2) 町広報、新聞掲載又はラジオ、テレビの放送原稿

(3) その他2年保存の必要があると認められる書類

2 1年に属するものは、永年、10年、5年又は2年に属しない書類とする。

(文書の保存)

第18条 編冊した文書は、文庫に収蔵しなければならない。

2 文書を収蔵するときは各係別に区分し、その編冊暦年又は年度ごとに配列するものとする。

3 文庫内は、常に整理し、喫煙又は一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の貸出し)

第19条 保存文書を借り受けようとするときは、文書貸付簿(様式第4号)に所要の事項を記載し、担当課長の承認を得なければならない。

2 文書の貸出期間は、5日以内とする。

(廃棄)

第20条 保存年限を経過したもののうち、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、町長又は副町長の決裁を経て、関係課において焼却しなければならない。

この規則は、平成10年4月1日から施行する。

(平成12年3月22日規則第5号)

この規則は、平成12年4月1日から施行する。

(平成19年3月30日規則第23号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(平成28年9月15日規則第4号)

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から適用する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

(令和3年5月26日規則第5号)

この規則は、公布の日から施行し、令和3年4月1日から適用する。

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今別町文書取扱規則

平成10年3月26日 規則第1号

(令和3年5月26日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成10年3月26日 規則第1号
平成12年3月22日 規則第5号
平成19年3月30日 規則第23号
平成28年9月15日 規則第4号
令和3年5月26日 規則第5号