○今別町個人情報の取扱いに関する管理規程

平成28年3月1日

訓令第1号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制(第3条―第7条)

第3章 職員の責務(第8条・第9条)

第4章 保有特定個人情報の取り扱い(第10条―第19条)

第5章 情報システムにおける安全の確保等(第20条―第33条)

第6章 情報システム室等の管理安全(第34条・第35条)

第7章 業務の委託等(第36条)

第8章 安全確保上の問題への対応(第37条・第38条)

第9章 監査及び点検の実施(第39条―第41条)

第10章 補則(第42条)

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、今別町の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程における用語の意義は、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号。以下「行政機関個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び今別町個人情報保護条例(平成15年今別町条例第16号)の定めるところによる。

第2章 管理体制

(総括保護管理者)

第3条 町長は各課等における保有特定個人情報の管理に関する事務を総括させるために総括保護管理者を置く。

2 総括保護管理者は、総務課長の職にある者をもって充てる。

(保護管理者)

第4条 保有特定個人情報を取り扱う課等に、保護管理者を1人置くこととし、当該課長等の長をもって充てる。

2 保護管理者は、各課等における保有特定個人情報の適切な管理を確保する任にあたる。

(保護担当者)

第5条 保有特定個人情報を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。

2 保護担当者は、保護管理者を保護し、各課等における保有特定個人情報の管理に関する事務を担当する。

(監督責任者)

第6条 町長は、保有特定個人情報の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。

2 監査責任者は、副町長の職にある者をもって充てる。

(組織体制)

第7条 総括保護管理者は、保有特定個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。

2 総括保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(1) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への連絡体制

(2) 保有特定個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事実の発生又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制

(3) 保有特定個人情報を複数の課等で取り扱う場合の任務分担及び責任の明確化

(4) 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制及び手順等

第3章 職員の責務

(教育研修)

第8条 総括保護管理者は、職員に対し、保有特定個人情報の取り扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2 総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。

4 保護管理者は、当該課の職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。

(職員の責務)

第9条 職員は番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。

2 職員は、保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護責任者に報告しなければならない。

3 総括保護管理者及び保護管理者は、保有特定個人情報がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対し必要かつ適切な監督を行う。

第4章 保有特定個人情報の取り扱い

(アクセス制限及び複製等の制限)

第10条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報にアクセスしてはならない。

3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。

4 職員が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は次に掲げる行為については、当該保有特定個人情報の秘匿性その内容に応じて当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は保護管理者の指示に従い行うものとする。

(1) 保有特定個人情報の複製

(2) 保有特定個人情報の送信

(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第11条 職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管施錠等を行う。

(媒体の消去等)

第13条 職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)及び書類等が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報に消去又は当該媒体の廃棄を行う。

2 特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除する場合には委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により、確認するものとする。

(取扱状況の記録)

第14条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第15条 保護管理者は、個人番号の利用に当たっては、番号法によりあらかじめ限定的に定められた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第16条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合、その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第17条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合、その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管の制限)

第18条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域の管理)

第19条 保護管理者は、職員以外(個人番号利用事務等実施課において個人番号利用事務等を担当する職員をいう。)の者による特定個人情報等の入手を防止するため、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を定める。

第5章 情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制限)

第20条 保護管理者は、課等において取り扱う保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。(以下この章(第31条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制限のために必要な措置を講ずる。

2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第21条 保護管理者は、保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録を改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第22条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第23条 保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部らの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(コンピュータウイルスによる漏えい等の防止)

第24条 保護管理者は、コンピュータウイルスによる保有特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等の防止するため、コンピュータウイルスの感染予防等に必要な措置を講じなければならない。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第25条 職員は、保有特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。

(暗号化)

第26条 保護管理者は保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。

2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有特定個人情報について、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第27条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第28条 保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するための必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第29条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定等の必要な措置を講ずる。

2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第30条 職員は、端末の使用に当たっては保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第31条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行う。

(バックアップ)

第32条 保護管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し分散管理するために必要な措置を講じる。

(情報システム設計書等の管理)

第33条 保護管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構正図等の文書について外部に知らせることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

第6章 情報システム室等の管理安全

(入退管理)

第34条 保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室(以下「情報システム室」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに必要に応じ、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化及び部外者が入室する場合の職員の立会い等の措置を講じるほか、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。

3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要な措置を講じる。

(情報システム室等の管理)

第35条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置等の措置を講ずる。

2 保護管理者は災害等に備え、情報システム室等に必要な措置を講ずるものとする。

第7章 業務の委託等

(保有個人情報の提供)

第36条 保有特定個人情報の取り扱いに関わる業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項

(4) 保有特定個人情報の情報漏えい等に事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時のおける特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられているか否かについて、あらかじめ確認する。

3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、委託を受けた者において町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。

4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において、取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。

5 保有特定個人情報の取り扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持事務等特定個人情報の取り扱いに関する事項を明記する。

第8章 安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第37条 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護管理者に報告する。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、総括保護管理者に報告するものとする。

2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等被害防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。

3 保護管理者が、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに監査責任者に当該事案の内容等について報告する。

4 監査責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し再発防止のために必要な措置を講ずる。

(公表)

第38条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。

第9章 監査及び点検の実施

(監査)

第39条 監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第40条 保護管理者は各課における保有特定個人情報の記録媒体処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第41条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があるときは、その見直し等の措置を講ずる。

第10章 補則

第42条 この規程に定めるもののほか、個人情報の適切な管理に関し、必要な事項は別に定める。

この訓令は、平成28年3月1日から施行する。

今別町個人情報の取扱いに関する管理規程

平成28年3月1日 訓令第1号

(平成28年3月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成28年3月1日 訓令第1号