○今別町の行政文書の開示に関する事務取扱要綱

平成15年9月12日

訓令第10号

第1 趣旨

この要綱は、別に定めるもののほか、今別町情報公開条例(平成13年今別町条例第5号)の規定による町長が保有する行政文書の開示等に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2 開示窓口の設置

情報公開に係る担当窓口(以下「開示窓口」という。)は、総務課とし、次の事務を行う。

(1) 開示請求に係る相談、案内及び受付に関すること。

(2) 行政文書の開示に係る費用の徴収に関すること。

(3) 審査請求の受付に関すること。

(4) 行政文書の目録の管理及び閲覧に関すること。

(5) 行政文書開示事務の調整に関すること。

第3 担当課等の事務

担当課等(行政文書を保有する課をいう。)が行う事務は、次のとおりとする。

(1) 開示請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。

(2) 事案の移送に関すること。

(3) 第三者に関する意見書提出の機会の付与に関すること。

(4) 開示決定等及び決定通知に関すること。

(5) 行政文書の写しの作成に関すること。

(6) 行政文書の開示の実施に関すること。

(7) 審査請求に係る審査会への諮問に関すること。

(8) 審査請求に対する裁決及び通知に関すること。

(9) 文書目録の作成に関すること。

第4 開示窓口における具体的事務

1 開示窓口の職員は、来訪者の求める情報が特定できるように内容を具体的に聴き取るものとする。

2 開示窓口の職員は、来訪者の求める情報の内容により次の各号のいずれかにより対応すべきであるか判断するものとする。

(1) 行政資料の提供等

町作成の刊行物等の行政資料を提供することなどで対応可能な場合には、これらにより情報提供を行うものとする。また、行政文書の定義から除かれるもの(条例第2条第2号)この条例を適用しないこととしている図書館等の図書等(条例第15条)については、他の制度、方法により閲覧等が可能であるので、それぞれの手続を説明するものとする。

(2) 法令等の規定による行政文書の開示

法令等の規定により、条例による方法と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、当該法令等の方法による開示の手続を説明するものとする。なお、条例に基づく開示が行われないのは、法令等の規定による開示の方法と条例の規定による開示の方法とが同一の場合に限られるので、当該法令等の規定による開示の方法以外の方法により開示が可能な場合もあることに注意しなければならない。

(3) 自己情報の開示請求

条例により、自己を本人とする個人情報が記録された行政文書について開示請求を行うことは可能であるが、条例では、開示請求者が誰であるかに関わらず、不開示情報に当たるかどうかを判断することになるため、当該個人情報については、条例第10条第3号ただし書に該当しない限り、開示されないことになる。

(4) 行政文書の開示請求

上記(1)から(3)まででは対応できない場合は、条例第5条の規定に基づく開示請求として応ずるものとし、行政文書開示請求書(規則別記様式)に必要な事項を記入させ、提出させるものとする。

(5) 担当課等の特定

① 開示窓口の職員は、来訪者が求める情報の内容により、担当課等を特定するものとする。

② 同一内容の行政文書が担当課等に存在する場合は、原則として行政文書に係る事務事業の主体となっている課等を当該行政文書の開示に関する担当課等とする。

第5 開示請求に係る事務

1 行政文書の特定及び開示請求書の受付等

(1) 行政文書の特定

① 来訪者が開示請求をしようとする場合は、開示窓口職員は、担当課等の職員の同席を求め、当該担当課等の職員は、来訪者との面談により、開示請求者に係る行政文書の特定をするものとする。

② 行政文書の特定に当たっては、開示を求められている行政文書が存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することになる場合があるので留意する必要がある。

(2) 開示請求の受付

① 請求者は、開示窓口においてのみ受け付るものとする。担当課等に直接相談があった場合は、当該担当課等において、行政資料の提供や法令等の規定による行政文書の開示により対応できる場合を除き、開示窓口に案内するものとする。

② 開示窓口の職員は、必要事項が記載されている請求書を受け付た場合は、当該請求書に収受日付印を押印し、職員記載欄に担当課等名を記載するとともに、行政文書の開示を求められた方へ(様式第1号)に必要な事項を記載し、開示請求者に交付する。

(3) 請求書の受付に当たっての留意事項

① 開示請求書の請求者の押印は、不要である。

② 開示請求をする行政文書の名称又は内容について、所定の欄に記入しきれないときは、別紙(任意)に記載の上、請求書に添付してもらうものとする。

③ 開示請求者が、身体の障害等により、自ら請求書に記載できないときは、開示窓口の職員が代筆するなど適当な方法により対応するものとする。

(4) 請求書の補正

① 請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件に適合しない開示請求があった場合は、開示窓口の職員は、その場で補正を求めるものとする。郵送やファクシミリによる開示請求の場合等、その場で補正を求めることができないときは、担当課等が速やかに、開示請求者に対し、相当の期間を定めて当該開示請求書の補正を求めるものとする。なお、補正を求めるときは、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供しなければならない。

② 相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過してもなお補正を求めた点が補正されない場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は速やかに、開示請求者に対し、その旨を開示請求却下通知書(様式第2号)により、通知するものとし、その写しを開示窓口に提出するものとする。

③ 補正を求めた開示請求に係る決定通知は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受付た日の翌日から起算して15日以内にしなければならない。

(5) 郵送等による開示請求の取扱い

① 条例第6条では、開示請求は書面により行うことと定められているので、郵送又はファクシミリによる開示請求は認められるが、口頭又は電話による開示請求は認められない。

② 郵送又はファクシミリによる開示請求があった場合は、(2)の②に準じて対応することになる。

2 受付後の請求書の取扱い

(1) 開示窓口は、請求書を受付た場合には、直ちに、当該請求書を担当課等に配布するものとする。

(2) 開示窓口は、行政文書開示請求処理簿(様式第3号)により常に開示請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

3 事案の移送

(1) 移送の協議

担当課等は、開示請求事案を他の実施機関に移送することが適当であると認める場合には、当該他の実施機関と協議するものとする。なお、この協議は、必ずしも文書による必要はなく、当該他の実施機関の了解が得られれば、口頭で行っても差し支えない。

(2) 移送の決定及び通知等

担当課等は、他の実施機関との協議が整ったときは、遅滞なく、事案の移送を決定し、移送先の実施機関に対し、開示請求事案移送書(様式第4号)に当該事業に係る請求書及び関係書類を添付して送付するとともに、開示請求者に対し、開示請求事案移送済通知書(様式第5号)により通知するものとする。

(3) 移送後の協力

担当課等は、事案の移送後、移送を受けた実施機関との連絡を密にし、開示請求者に係る行政文書の開示に必要な協力をしなければならない。

(4) 移送を受けた場合

担当課等は、他の実施機関から事案の移送を受けた場合は、当該事案に係る決定通知の期間に留意し、開示請求者の利益を損なうことのないように事案を処理するものとする。また、移送先の実施機関との連絡を密にして、必要が生じた場合には、開示の実施について協力を求めるものとする。

(5) 移送に関する留意事項

事案が移送された場合は、移送した実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされること。また、決定通知の期間は、移送した実施機関が請求書を受付た翌日から起算されるので留意を要する。

(6) 移送書等の写しの提出

担当課等は、開示請求事案移送書(様式第4号)を送付した場合、開示請求事案移送済通知書(様式第5号)により通知した場合は、又は事案の移送を受けた場合には、これらの写し(事案の移送を受けた場合は、事案を移送する旨の通知の写し)を開示窓口に提出するものとする。

4 開示決定等

(1) 不開示情報該当性等の検討

担当課等は、開示請求があった場合は、開示請求に係る行政文書に記録されている情報が、条例第10条及び第11条に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。また、不開示情報に該当する情報が記録されている場合にあっては、条例第12条の規定による部分開示ができるかどうか及び公益上の理由による裁量的開示ができるかどうかについても検討するものとする。

(2) 決定通知の期限

決定通知の書面は、必要事項が記載された請求書を受付た日の翌日から起算して15日以内に開示請求者に届けなければならない。

(3) 決定通知の期間の延長

① 条例第7条第4項の規定による延長

事務処理上の困難その他正当な理由により決定通知の期間を延長する場合には、担当課等は、必要事項が記載された請求書を受付けた日の翌日から起算して15日以内に、開示請求者に対して決定通知期間延長通知書(様式第6号)により通知するものとする。なお、延長する期間については、開示決定をするために必要な合理的な期間を設定するものとする。また、延長する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

② 条例第7条第4項以外の規定による延長

開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求のあった日から45日以内にそのすべてについて決定通知することにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判断した場合には、担当課等は必要事項が記載された請求書を受付た日の翌日から起算して15日以内に、開示請求者に対し、決定通知期間特例延長通知書(様式第7号)より通知するものとする。この場合、本項を適用する理由については、できるだけ具体的に記入するものとする。

(4) 第三者に対する情報の取扱い

担当課等は、開示請求に係る行政文書に、町・国・町以外の地方公共団体及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、「8 第三者への意見書提出の機会の付与」により処理するものとする。

(5) 第三者からの意見聴取

担当課等は、開示請求者に係る行政文書に、第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて、口頭又は書面により、これらの者の意見を聴取するものとする。

(6) 関係各課等との連絡調整

担当課等は、開示請求に係る行政文書の中に、他の担当課等若しくは町の他の機関が所掌する事務に係る情報が記録されている場合又はこれらが作成した行政文書が含まれている場合は、事案の移送を行う場合を除き、必要に応じ、関係課等との連絡をとり、調整を行うものとする。

(7) 開示決定の決裁

開示決定の決裁区分は、今別町事務専決規程(昭和57年今別町訓令第2号)の定めるところによる。

(8) 決定通知

担当課等は、開示決定等をした場合は、開示請求者に対し、行政文書開示決定通知書(様式第8号)、行政文書一部開示決定通知書(様式第9号)又は行政文書不開示決定通知書(様式第10号。以下「決定通知書」という。)により通知するものとする。なお、開示請求があった際に、条例第7条第1項ただし書の規定により口頭により告知を行った場合は、請求書の余白に直ちに開示した旨を記載するものとする。

(9) 決定通知書の記載方法

決定通知書の記載方法は、次のとおりとする。

① 「第  号」の部分(開示決定、一部開示決定及び不開示決定通知書)は、今別町文書取扱規則(平成10年今別町規則第1号)の定めるところにより、指令番号を記入するものとする。

② 「行政文書の名称又は内容」欄には、請求書の「行政文書の名称又は内容」欄に記載されている事項を転記する。なお、欄内に記載しきれない場合は、別紙(任意様式)に記載の上、添付するものとする。

③ 「開示の日時及び場所」欄(開示決定及び一部開示決定通知書)

ア 開示の日時は、決定通知の日から数日後の執務時間内の日時を指定するものとし、担当課等は、開示請求者及び開示窓口と事前に連絡をとり、都合の良い日時を指定するように努めるものとする。また、行政文書の写しを送付する場合は、「日時」欄を斜線で消すものとする。

イ 開示の場所は、原則として総務課開示窓口とし、行政文書の写しを送付する場合、「場所」欄に「送付」と記載するものとする。

④ 「開示しない部分」欄(一部開示決定通知書)

開示しない行政文書の名称又は開示しない情報の概要について、開示請求者が容易に判別できるよう、かつ、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

なお、欄内に記載しきれない場合は、任意の様式に記載し、添付するものとする。

〔例〕

「〇〇〇のうち特定の個人の氏名、住所」

「〇〇〇のうち用地買収計画の部分」

⑤ 「4の部分を開示しない理由」欄(一部開示決定通知書)

条例第10条の該当号及び開示しない具体的な理由について、開示請求者が容易に理解できるよう記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号毎にその理由を記載するものとし、欄内に記載しきれない場合は、任意の様式に記載し添付するものとする。

⑥ 「行政文書を開示しない理由」欄(不開示決定通知書)

⑤と同様に記載するほか、不開示情報以外の情報が含まれているにもかかわらず、部分開示をしない場合は、その理由を記載するものとする。

〔例〕

・「不開示情報が記載されている部分とそれ以外の部分との分離が、既存の機器では行えず、これらを分離するための機器の購入に多額の費用を要するため、部分開示はしない。」

・「不開示情報の部分を除くと、それ自体としては無意味な文字(数字、符号)のみとなるため、部分開示はしない。」

⑦ 「(上記の4の部分を)開示することができる期日及び範囲」欄(一部開示決定及び不開示決定)

行政文書の一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない旨の決定した場合において、一定の期間が経過することにより、不開示情報に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、行政文書の全部又は一部を開示することができる期日(複数の不開示情報に該当する場合には、それらのすべての不開示情報に該当しなくなる日)が明らかであるときは、その期日及び開示することができる範囲を記載するものとする。

⑧ 「備考」欄(開示・一部開示・不開示決定)

必要な事務連絡を記載するほか、写しの交付を求める場合等には、その作成に要する費用並びに送付に要する費用の額等を記入する。

5 行政文書を保有していない場合

(1) 請求書の受付後に開示請求に係る行政文書を保有していないことが判明した場合は、担当課等は、速やかに開示をしない旨を決定し、その旨を、行政文書不開示決定通知書(様式第10号)により通知するものとする。

(2) この場合、行政文書不開示決定通知書(様式第10号)中「開示請求に係る行政文書として特定した行政文書の名称」欄を斜線で消して、「3行政文書を開示しない理由」欄には、開示請求に係る行政文書を保有していない具体的な理由を記載するものとする。また、「条例第10条 号該当」の部分には、取消し線を引くものとする。

〔例〕 「条例第10条 号該当」

・「○○○は(開示請求された行政文書は)、○○年度に作成(取得)したものであり、保存年限○年○月に廃棄処分したので、保有していません。」

・「○○○は(開示請求された行政文書は)、○○のため作成(取得)されたものであるが、○○(行政文書の性質、不存在の理由)のため、保有していません。

(3) 開示請求に係る行政文書を保有していない場合でも、他の方法により、提供が可能なときは、その旨を当該通知書の備考欄に記載するものとする。

6 存否応答拒否をする場合

(1) 開示請求に係る行政文書が存在するか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる場合は、担当課等は、遅滞なく開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を行政文書不開示決定通知書(様式第10号)により、通知するものとする。

(2) この場合、行政文書不開示決定通知書(様式第10号)中「2 開示請求に係る行政文書として特定した行政文書の名称」欄を斜線で消し、「3 行政文書を開示しない理由」欄には、開示請求に係る行政文書が、存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなる具体的な理由を記載するものとする。また、「条例第10条 号該当」の部分には、開示請求に係る行政文書が仮に存在した場合に適用することになる不開示情報の該当号を記載するものとする。

〔例〕 ・条例第10条第3号該当

(理由)開示請求された行政文書については、当該行政文書の存否を答えること自体が、個人の権利利益を侵害することとなり、条例第10条第3号により不開示とすべき情報を開示することになるので、存否を答えることはできません。また、仮に当該行政文書が存在するとしても、同号に該当して不開示となります。」

(3) 存否応答拒否ができるのは、仮に開示請求に係る行政文書が存在する場合には、必ず開示情報に該当し不開示となるときであり、不開示とならないときは、存否応答拒否ができないこと。また、存否応答拒否が必要な類型の開示請求(例えば、特定の人又は事項に着目した探索的な請求)に対しては、常に存否応答拒否をしなければならないことに留意する必要がある。

7 条例適用外行政文書に係る開示請求の場合

条例が適用されない行政文書(条例第15条に規定する行政文書)に係る開示請求があった場合は、当該開示請求を却下するものとし、担当課等は、速やかに開示請求者に対し、開示請求却下通知書(様式第2号)により通知するものとする。

8 第三者への意見書提出の機会の付与

(1) 担当課等は、開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じて当該第三者(対象となる第三者が複数の場合は、必要な範囲の第三者)に意見提出の機会を与えるものとする。

① 意見書提出の機会の付与の方法

意見書提出の機会の付与は、原則として第三者に対し、当該第三者に関する情報が記録されている行政文書の名称などを書面(行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第11号その1))により通知し、行政文書の開示に係る意見書(様式第12号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては、当該意見書をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

② 口頭で通知する場合

担当課等は、例外的に口頭(面接又は電話)により通知する場合は、第三者に対し、行政文書の開示に係る意見書について(照会)(様式第11号その1)に記載する事項と同一の事項を通知し、行政文書の開示に係る意見書(様式第12号)をおおむね1週間以内に提出してもらうように協力を求めるものとする。

③ 第三者への通知

担当課等は、第三者が開示に反対の意見を表示した意見書を提出した場合において、第三者に係る情報が記録された行政文書について、全部又は一部を開示する旨の決定をしたときは、直ちに、当該第三者に対し、行政文書の開示について(通知)(様式第13号)により通知するものとする。

(2) 担当課等は、開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合において、当該第三者の所在が判明しない場合を除き、当該第三者に対し意見書提出の機会を付与しなければならない。

① 意見書提出の機会の付与の方法

意見書提出の機会の付与は、第三者に対し当該第三者に関する情報が記録されている行政文書の名称等を書面(行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第11号その2))により通知し、行政文書の開示に係る意見書(様式第12号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合において、第三者に対しては当該意見書をおおむね1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

② 第三者への通知

8(1)の③による。

(3) 意見書提出の機会を付与した場合の留意点

(1)又は(2)により、意見書の提出を求められた第三者が、当該行政文書の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において全部又は一部を開示する旨の決定を行うときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意しなければならない。

(4) 通知書等の写しの提出

担当課等は、行政文書の開示に係る意見について(照会)(様式第11号)により通知した場合、行政文書の開示に係る意見書(様式第12号)の提出があった場合及び行政文書の開示について(通知)(様式第13号)により通知した場合は、これらの写しを開示窓口に提出するものとする。

第6 行政文書の開示

1 開示の日時及び場所

(1) 行政文書の開示は、その写しを送付する場合を除き、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施するものとする。

(2) 開示請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できない場合は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合においては、改めて決定通知を送付することを要せず、開示決定等の起案文書に変更した日時を記載するとともに、その旨を開示窓口に連絡するものとする。

2 開示の準備

(1) 担当課等の職員は、開示の時刻までに開示の場所へ開示請求に係る行政文書を搬入し待機するものとする。

(2) 担当課等は、原本による開示をすることができない場合は、あらかじめ原本を複写したもの又はその写しを準備するものとする。

3 開示を受ける者の確認

担当課等の職員は、開示の場所へ来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、その者が決定通知書に記載されている名宛人であるかどうかの確認を行うものとする。

4 開示の方法

行政文書の開示の方法は、次のとおりとする。なお、行政文書の開示は、原則として行政文書の原本により行うものである。

直接閲覧又は視聴に供することにより汚損や破損されるおそれがあるとき、又は一部を開示するときなどにあっては、原本(マイクロフィルムにあっては用紙に印刷したもの又は電磁的記録にあっては用紙に出力したものを含む。以下同じ。)を複写したもの又はその写しにより行うことができる。

(1) 文書、図画又は写真

① 原本を閲覧に供し、又は原本を複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。

② 交付する写しの用紙の大きさは、日本工業規格B5、A4、B4及びA3とし、A3を超えるものの場合は、業者にその写しの作成を依頼するものとする。なお、原本の大きさがA3を超える場合であって、A3までの大きさの用紙による分割コピーの希望があったときは、これにより処理することができるものとする。

③ 両面に印刷されたものについては、1ページごとに写しを作成するものとする。

(2) フィルム

① マイクロフィルム

専用機器により映写したもの若しくは用紙に印刷したものを閲覧に供し、又は用紙に印刷したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する写しの用紙の大きさは、(1)の②と同様とする。

② 写真フィルム

印画紙に印画したものを交付することにより行うものとする。なお、印画紙へ印画する作業については、業者に依頼するものとする。

③ スライドフィルム、映画フィルム

専用機器により映写したものを閲覧又は視聴に供することにより行うものとする。

④ 写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルムのうち不開示情報が記録されているものについては、当該不開示情報を容易に区分して除くことが困難であるため開示できないものである。

(3) 電磁的記録

① 用紙に出力することができる電磁的記録

用紙に出力したものを閲覧に供し、又は用紙に出力したものを複写機により複写したものを交付することにより行うものとする。なお、交付する用紙の大きさは、A3までとする。

② 用紙に出力することができない電磁的記録

電磁的記録でも音声又は動画のように用紙に出力することができないものは専用機(カセットテープレコーダー、ビデオカセットレコーダー等)により再生したものを閲覧又は視聴に供することにより行う。

③ 音声又は動画として記録されている電磁的記録のうち不開示情報が記録されているものについては、一般に不開示情報とそれ以外の情報を容易に区分することが困難であり、仮に区分できたとしても、不開示情報が記録されている部分を除くためには、データー編集用の専用機又はプログラムが必要となることから、開示できないものである。

5 部分開示の方法

(1) 文書、図画、写真又はフィルム(用紙に印画したものに限る。)

① 開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できる場合

ア ページ単位で取外しのできる場合は、不開示部分を取外して開示部分のみを閲覧に供し、又はその写しを交付する。

イ ページ単位で取外しのできない場合は、開示部分が記録されているページを複写したもの、不開示部分をクリップで挟んで閉ざしたもの等を閲覧に供し、又はこれらのうちの開示部分の写しを交付する。

② 開示部分と不開示部分が同一ページにある場合

不開示部分を遮へい物で覆って複写したもの、該当ページを複写した上で不開示部分を黒インク等で塗りつぶし再度複写したもの等を閲覧に供し、又はこれらの写しを交付する。

(2) 電磁的記録

① 用紙に出力したものにより開示する場合

用紙に出力したものについて、(1)と同様の方法により行う。

② 専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴に供する場合

パーソナルコンピューター又はワードプロセッサー等のファイルであって、不開示とするデーターを他の記号等(例えば×、●、■等)に置き換えることができる場合にあって、元のファイルから複写したファイルを当該方法により処理した上で、閲覧、聴取又は視聴に供する。

6 開示の実施時の立会い

担当課等の職員は、行政文書の紛失、汚損等を防止するため必要があると認める場合は、開示の実施に立ち会うものとする。

7 写しの交付に関する留意点

(1) 請求書において選択された求める開示の実施の方法が閲覧(聴取又は視聴)のみである場合であって、開示の当日に写しの交付を求められたときは、その場で写しを交付できるものとする。

(2) 著作権法(昭和45年法律第48号)により複写を禁じられているものについては、写しの交付ができないので留意する必要がある。

(3) 写しの交付は、原則として写しの作成及び送付に要する費用が納入されたことを確認した後に行うものとする。

(4) 写しの送付は、郵送によるものとする。

第7 費用徴収

1 費用の額

写しの作成に要する費用の額は、町長が保有する行政文書の開示等に関する規則(平成13年今別町規則第8号)別表に定めるとおりとし、写しの送付に要する費用の額は、郵便料金とする。

2 費用の徴収方法

写しの作成及び送付に要する費用は、今別町財務規則(昭和58年今別町規則第1号)の定めに従い、次により行うものとする。

(1) 開示窓口において写しの交付を行う場合

出納員は、写しの作成に要した費用を現金で徴収し、開示請求者に対し、財務規則で定める領収証書又は領収書により交付する。

(2) 郵送により写しの交付を行う場合

次の手続に従い通知書により徴収する。ただし、閲覧後に郵送による写しの交付を求められた場合であって、写しの作成及び送付に要する費用の額をその場で確定できるときは、現金で徴収することができる。納入通知書によるか、現金徴収によるかは、開示請求者の便宜を考慮して決定するものとする。

① 担当課等は、写しの枚数、写しの作成に要した費用及び郵便料金を開示窓口に連絡する。

② 担当課等は、開示窓口から送付された納入通知書を開示決定通知書に添えて開示請求者に送付する。

③ 開示窓口は、費用の納付を確認次第、その旨を担当課等に連絡するものとし、連絡を受けた担当課等は、直ちに、開示請求者に対して写しを送付する。

④ 郵便料金に係る特例的扱い

開示請求者から、郵送に要する費用の額に相当する郵便切手が提出された場合は、当該郵便切手を使用することにより、写しの送付を行うこととして差し支えないものとする。

3 収入の歳入科目

収入の科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入(項)雑入(目)雑入(節)雑入(細節)情報公開

4 複写したものにより閲覧等を行った場合

原本を複写したものにより、閲覧、聴取、視聴及び写しの作成を行った場合の当該複写したものの作成に要した費用は、徴収しないものとする。

第8 更なる開示の申出

1 開示請求をして行政文書の開示を受けた者から、同一の行政文書について更に開示を受けたい旨の相談があった場合は、開示窓口の職員は、更なる開示の申出書(様式第14号)を提出するように説明するものとする。なお、更なる開示の申出は、最初に開示を受けた日の翌日から起算して30日以内でなければすることができないので、30日を超えてから相談があった場合は、再度開示請求を行うように説明するものとする。

2 担当課等は、更なる開示の申出があった場合には、速やかにこれに応ずるものとし、更なる開示の申出をした者に対し、更なる開示の実施について(通知)(様式第15号)により通知するものとする。

3 更なる開示の申出に係る行政文書の開示、費用徴収については、開示請求があった場合と同様に取り扱うものとする。

第9 審査請求があった場合の取扱い

開示決定等について不服がある者は、審査請求をすることができる。

このような開示決定等に対する審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。なお、開示請求の却下は、開示決定等ではないことから、開示請求の却下に対する審査請求があった場合は、一般的な処分に対する審査請求の場合と同様に処理することとなるので、審査会への諮問は要しない。

1 審査請求の受付

(1) 審査請求書は、開示窓口において受け付けるものとする。

(2) 開示窓口において審査請求書を受け付けた場合は、当該審査請求書を当該審査請求に係る開示決定等を行った担当課等に配付するものとする。

(3) 開示窓口は、審査請求があった場合は、審査請求処理簿(様式第16号)に必要な事項を記載し、常に審査請求に係る処理経過を把握することができるようにしておかなければならない。

2 第三者から審査請求があった場合の取扱い

(1) 第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る開示決定に対して当該第三者から審査請求があった場合、当該審査請求が提起されただけでは、開示の実施は停止されないので、このような場合にあっては、開示窓口の職員は、審査請求人に対し、開示の実施を停止するためには、執行停止の申立てをする必要がある旨(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第25条第2項)説明するものとする。

(2) 担当課等は、開示の実施に係る執行停止の申立てがあった場合においては、執行停止を決定したとき、又は職権により執行停止を決定したときは、開示請求者及び審査請求人に対し、速やかに、その旨を書面により通知するものとする。

3 審査請求の審査

(1) 記載事項の確認

開示窓口は、次の要件について審査請求書の確認をするものとする。

① 審査請求書の記載事項の確認

ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

イ 審査請求に係る処分の内容

ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ 審査請求の趣旨及び理由

オ 処分庁の教示の有無

カ 審査請求の年月日

キ 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

② 審査請求人(審査請求人が法人その他の社団若しくは財団であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって審査請求をするときは代理人)の押印の有無

③ 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証明する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

④ 審査請求期間内(開示決定等があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)の審査請求かどうか。

⑤ 審査請求適格の有無(開示決定等によって直接自己の権利利益を侵害された者かどうか。)

(2) 審査請求書の補正

開示窓口は、当該審査請求が次のいずれかに該当する場合は、速やかに、当該審査請求を却下する旨の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するものとする。また、この場合においては、審査会への諮問は要しないものであること。なお、当該審査請求が第三者からなされたものであるときは、7の(5)及び(7)についても留意しなければならない。

① 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

② 補正命令に応じなかった場合

③ 補正命令に定める期間を経過した場合

4 開示決定等の再検討

(1) 担当課等は、適法な審査請求があった場合は、直ちに、当該審査請求に係る開示決定等が妥当であるかどうか検討会議と共に再検討を行うものとする。

(2) 担当課等は、再検討の結果、速やかに、審査会へ諮問するものとする。

(3) 担当課等は、再検討の結果、不適法であると判断したときは、速やかに、当該審査請求に対する裁決(行政文書の一部を開示する旨の決定又は行政文書を開示しない旨の決定を変更し、審査請求に係る行政文書の全部を開示する旨の裁決)を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するものとする。

また、この場合において、審査会への諮問は要しないものである。

5 審査会への諮問

(1) 担当課等は、審査会に諮問する場合は、行政文書の開示決定等に対する審査請求について(諮問)(様式第17号)を作成の上、次に掲げる書類を添付して、開示窓口に提出するものとする。なお、⑤の書類を提出することができないときは、その理由を記載した書面を提出するものとする。

① 審査請求書の写し

② 請求書の写し

③ 決定通知書の写し

④ 第三者からの意見書の写し

⑤ 審査請求の対象となった行政文書の写し(不開示とした部分及びその記載内容が分かるもの)

⑥ その他必要な書類

(2) 担当課等は、審査会に諮問した場合は、速やかに、次に掲げる者に対し、諮問実施済通知書(様式第18号)により通知するものとする。

① 審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

② 開示請求者(開示請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

③ 当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3) 担当課等は、審査会から、開示決定等に係る行政文書の提示を求められた場合、行政文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、提出を求められた場合その他審査請求に係る事件に関し、審査請求等に意見若しくは説明又は資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

6 審査会の答申

開示窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに、当該答申書を諮問した担当課等に配付するものとする。なお、答申書については審査会からその写しが審査請求人及び参加人に送付されるとともに、その内容が公表されることとなる。

7 審査請求に対する裁決

(1) 担当課等は、答申書の配布があった場合は、速やかに、答申を尊重して審査請求に対する裁決を行う(裁決書を作成する)ものとする。この場合において、決裁権者は、今別町事務専決規程等に定めるところによる。

(2) 担当課等は、審査請求を棄却する場合は、その旨の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人(参加人及び当該審査請求が第三者からなされたものであるときは、開示請求者を含む。(3)において同じ。)に送付するものとする。

(3) 担当課等は、審査請求を容認(一部開示を含む。)する場合は、当初の開示決定等を答申と同じ内容に変更する旨の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するものとする。

(4) 担当課等は、審査請求に対する裁決により、行政文書の開示を行う必要がある場合は、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

① 開示する行政文書の名称

② 開示する日時及び場所

③ 開示に要する費用の額

(5) 担当課等は、全部又は一部を開示する旨を決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行う場合には、当該第三者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

① 審査請求を却下し、又は棄却した旨及びその理由

② 開示する行政文書の名称

③ 開示を実施する日

(6) 担当課等は、第三者に関する情報が記録されている行政文書に係る一部を開示する旨の決定又は全部を開示しない決定に対して審査請求があった場合において、これらを決定変更し、これらの決定に係る行政文書を開示する旨の裁決をするときは(当該第三者が参加人として審査請求に参加し、開示に反対の意思を表示している場合に限る。)、当該参加人に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

① 審査請求に係る一部を開示する旨の裁決又は全部を開示しない旨の決定を変更し、これらの裁決に係る行政文書を開示する旨及びその理由

② 開示する行政文書の名称

③ 開示を実施する日

(7) (5)及び(6)の場合においては、審査請求に対する裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに注意する必要がある。

第10 行政文書の検索資料

住民が行政文書開示制度を利用するためには行政文書の検索に必要な資料を作成し、備えておかなければならない。その方法として、文書分類表(様式第19号)を作成するものとする。

この要綱は、平成15年10月1日から施行する。

(平成28年9月15日訓令第10号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行し、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から適用する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

3 この訓令の施行の際、第2条の規定による改正前の今別町の行政文書の開示に関する事務取扱要綱、第3条の規定による改正前の今別町成年後見制度利用支援事業実施要綱、第4条の規定による改正前の今別町老人医療事務取扱細則、第5条の規定による改正前の今別町老人日常生活用具給付等事業実施要綱及び第6条の規定による改正前の今別町国民健康保険被保険者証の返還及び被保険者資格証明書の交付並びに保険給付の支払の差止等に関する取扱要綱に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

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今別町の行政文書の開示に関する事務取扱要綱

平成15年9月12日 訓令第10号

(平成28年9月15日施行)